Для проведения хозяйственной деятельности сотрудник компании может действовать на основании нотариально заверенной доверенности от работодателя. В настоящее время многие действия выполняются через интернет, включая подачу отчетности в налоговые и другие государственные органы. Проверка полномочий сотрудника в данном случае затруднена, если документ выписан традиционным способом.

Переход на машиночитаемые доверенности (МЧД), которые хранятся в распределенном реестре доверенностей ФНС, позволяет проверить полномочия контрагента в режиме реального времени. Согласно закону № 457-ФЗ от 04.08.2023 г. с 1.09.2014 г. вступает в силу обязательно применение МЧД.

Что такое МЧД

Машиночитаемая доверенность представляет собой файл в формате XML, который способны читать программы. Данный фал создается при помощи специализированного сервиса, после чего загружается в реестр доверенностей МЧД ФНС.

Сотрудник для подписания документов использует одновременно свою КЭП и МЧД, подтверждающую его полномочия. Таким образом уполномоченный работодателем сотрудник может заверять юридически значимые документы от имени организации, а также получать доступ к кабинетам юрлица на Госуслугах или портале ФНС.

Доверенность также может выписать физическое лицо в отношении своего представителя.

Создать документ можно на сайте Единого блокчейн хранилища машиночитаемых доверенностей (МЧД) ФНС России.

Доверенность в электронном виде прикладывается ко всем пакетам документам, отправляемым контрагентам. Если документооборот ведется постоянно, то допускается заключение соглашения, по которому вместо документа, указывается ссылка на реестр машиночитаемых доверенностей ФНС. Она позволяет перейти на страницу МЧД и просмотреть нужный текст.

Оформление документа для генерального директора хозяйствующего субъекта не требуется, т.к. у него все необходимые полномочия уже имеются. Поэтому разрешение выписывается только на сотрудников, которые должны самостоятельно взаимодействовать с коммерческими партнерами, имеют право подписывать документы, принимать участие в торгах, сдавать отчетность и выполнять другие юридически важные действия.

Оформление документа

Для создания доверенности необходимо перейти в единый реестр доверенностей ФНС, зарегистрироваться в личном кабинете.

Это делает работодатель, который оформляет на портале МЧД для своего доверенного представителя. При этом он может установить сотруднику права на ряд действий, например, на просмотр сведений и даже на их редактирование и изменение. Конкретный перечень полномочий выбирается в едином классификаторе полномочий.

Для создания МЧД нажмите на ссылку в левой колонке сайта с соответствующим названием, чтобы перейти в список типов доверенностей.

Генеральный директор может выбрать следующие формы доверенностей:

  • единую форму для проведения сделок между организациями по версии 002 или 003;
  • передоверенность по версии 002 или 003;
  • для представления отчетов в налоговые органы.

На работника может быть выписана, как одна, так и несколько видов МЧД.

После выбора формы, необходимо ввести ряд сведений, включая:

  • номер GUID (может быть введен самостоятельно или автоматически создан системой);
  • информацию о представителе, которому предоставляются права;
  • срок, на который будут действовать права.

После того, как документ создан, сведения о ней могут быть переданы контрагентам двумя способами:

  • приложив к пакету документации (обычно так поступают с разовыми или выданными на небольшой период времени разрешениями);
  • поместить готовую форму в реестр доверенностей ФНС России, дав ссылку на нее контрагентам, такой способ удобен в случае большого объема документооборота, длительном сроке предоставления прав работнику, а также для удобства контроля за статусом разрешения с возможностью его отменить в любое время.

Созданный документ может быть помещен в реестр машиночитаемых доверенностей ФНС России. Для этого нужно по ссылке «Загрузить в реестр».

Согласно Постановлению Правительства РФ №223 и №224 от 21 февраля 2022 г.хранить МЧД можно кроме системы, в которой создан и подписан документ, также в следующих информационных системах (ИС):

  • портал «Госуслуги»;
  • аккредитованного удостоверяющего центра;
  • аккредитованной доверенной третьей стороны;
  • федерального органа исполнительной власти;
  • оператора электронного документооборота.

Хотя данные организации могут выполнять услугу по хранению электронных документов, но не обязаны, поэтому обычно удобно использовать именно реестр МЧД доверенностей ФНС России.

Проверка доверенности

Сервис позволяет не только создать МЧД, но и проверить ее на подлинность и актуальность.

Для этого на портале нужно перейти по ссылке «Проверить статус доверенности», введя в форму ее уникальный номер.

Система выдаст основные сведения, включая:

  • данные доверителя;
  • данные сотрудника, на которого выписано разрешение;
  • сроки действия прав.

Перейдя по ссылке «Просмотреть доверенность» можно увидеть полный текст документа.

Что дает единый реестр

При ведении активной хозяйственной деятельности приходится формировать большое количество документации. Контрагентов в этом случае большое количество, каждый из которых может использовать свои системы для хранения доверенностей. В этом случае необходимо будет интегрироваться во всех ИС, что может вызвать сложности, а в некоторых случаях сбои.

Единый реестр позволяет хранить данные в одном месте, быстро получая их. В этом случае процесс интеграции электронного документооборота многократно упрощается.

Чтобы хозяйственная деятельность не зависела от доступа к серверу с информацией используется технология распределенного хранения на основе блокчейна.

Блокчейн представляет собой децентрализованную сеть без единого узла. Обработка данных и транзакции выполняются на компьютерах, входящих в сеть по единым правилам. Информация многократно дублирована, поэтому отключение любой части компьютеров не приведет к тому, что блокчейн перестанет работать.

Все действия записываются в цепочку блоков, которые хранятся на всех узлах сети и открыта для всех пользователей. Заменить данные блока нельзя, т.к. сделать это нужно на всех узлах, что физически невозможно. Поэтому можно быть уверенным, что машиночитаемая доверенность ФНС в распределенном реестре не подвергалась никаким изменениям со стороны третьей стороны.

Технология блокчейна отличается следующими достоинствами:

  • защищенностью – данные хранятся в зашифрованном виде, блоки цепочки связаны между собой и многократно повторяются, что не позволяет их изменять или заменять;
  • стабильностью – система устойчива к сбоям (в том числе глобальным), отключениям части сети;
  • экономичностью – благодаря децентрализации обработка транзакций происходит быстро;
  • стабильностью – нет проблемы с перегрузками серверов. DDOS-атаками;
  • прозрачностью – все изменения выполняются открыто, что исключает преднамеренные мошеннические действия.

Системы документооборота, применяющиеся в организации, могут быть легко синхронизированы с реестром ФНС. Это позволяет прямо из программы обращаться к порталу, выписывать, проверять документы, вносить изменения, отправлять контрагентам и выполнять другие нужные операции.