Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса – официальный документ, подтверждающий, что владелец недвижимости готов предоставить ее в аренду компании после того, как она пройдет регистрацию. Без него новую организацию регистрировать не станут. Письмо покажет налоговой, где вы будете работать. Но оформляйте документ правильно. Если составить его с ошибками, заявку на регистрацию отклонят.

Когда требуется гарантийное письмо на юридический адрес

Гарантийное письмо для юридического адреса обычно требуется при первичной постановке компании на учет в ФНС. Налоговый инспектор обязательно проверит документ. Он также нужен:

  • При смене юридического адреса. С помощью письма вы сообщите, куда переезжает компания.

Как сменить юридический адрес компании

Изменение юрадреса должно быть принято на собрании учредителей или единственным владельцем. Для этого:

  • Проведите общее собрание учредителей.
  • Соберите документы для смены адреса.
  • Внесите изменения в учредительные документы компании (устав).
  • Зарегистрируйте изменения в ФНС. Для этого составьте заявление по форме Р13014 и подайте его в налоговую.

Подробнее — в статье "Как сменить адрес юридического лица: объясняем на примере ООО".

свернуть
  • Для гарантии от продавца, что объект сдадут вам. Письмо составляют, если заключить договор сразу не получается, но арендодатель согласен ждать.
  • Для безопасности компании. Письмо обезопасит от недобросовестных контрагентов.

Подготовка гарантийного письма ни к чему не обязывает, даже если в документе прописаны первичные условия сделки, поэтому не расценивайте его, как предварительный договор. Обязать продавца через суд сдать вам помещение не получится.

Письмо можно не делать, если помещением владеет один из учредителей. Но он должен быть единоличным хозяином. Если есть и другие владельцы, без письма не обойтись. Они обязаны подтвердить, что не против сдачи объекта в аренду. Для этого оформляют документ с гарантией.

Кто пишет гарантийное письмо

Подготовить гарантийное письмо собственника юридического адреса может только сам владелец. У других такой возможности нет.

В документе хозяин объекта пишет, что готов сдать помещение компании. Статус владельца — ИП, юрлицо или самозанятый — объекта не важен. Просите письмо, даже если помещение принадлежит физлицу.

Надо ли заверять письмо и прикладывать какие-то документы

Заверять гарантийное письмо на юридический адрес у нотариуса не нужно. Достаточно проставить подпись. Если собственник объекта – компания или ИП, у которых есть печать, ставьте ее. Оттиск подтвердит, что документ подлинный, и собственник правда хочет передать объект в аренду.

Предоставлять документы на недвижимость вместе с письмом не нужно. Достаточно указать все сведения об объекте и его владельце в самом письме. Сотрудники налоговой сами проверят эту информацию.

Надо ли направлять гарантийное письмо в ФНС

Налоговики следят, чтобы у компаний был юридический адрес. Без него на учет не ставят. Письмо подтвердит, что вы уже нашли офис, где будете работать. Документ включают в общий список и подают в налоговую вместе с заявлением о постановке на учет.

Письмо также понадобится, если вы переехали и хотите сообщить, где теперь работаете. Это нужно делать обязательно. Если выяснят, что вы находитесь совсем не там, где зарегистрированы, возникнут проблемы.

ФНС может исключить компанию из ЕГРЮЛ, если несколько раз будет не получена корреспонденция. Первоначально налоговая поставит отметку о недостоверности адреса в ЕГРЮЛ, а спустя полгода — принудительно ликвидирует (п. 3 ст. 61 ГК РФ).

закрыть

Передать письмо в налоговую можно:

  • курьером или по почте;
  • лично посетив отделение;
  • через представителя.

Предупредите арендодателя, что ему могут позвонить. Сотрудники налоговой оставляют за собой право проверить данные. Есть риск сложностей, если он не ответит или не подтвердит факт регистрации.

Как оформить гарантийное письмо

В законе форма гарантийного письма о предоставлении юридического адреса не закреплена. Вы сами решаете, что писать в нем. При подготовке руководствуйтесь общими правилами делопроизводства и вносите сведения, по которым налоговая поймет, кто, кому и где предоставляет помещение. В стандартном бланке документа указывают:

  • информацию об арендодателе (пропишите также номер телефона для связи с ним);
  • сведения об арендаторе;
  • госорган, для которого готовят письмо;
  • все сведения о помещении – адрес, площадь, цель использования;
  • готовность передать объект в аренду;
  • согласие на то, что адрес будут использовать как юридический.

Излагайте всю информацию строго, придерживайтесь общих правил деловой переписки. То, что не относится к делу, в бланк лучше не вносить. Ошибки и неточности тоже недопустимы. Если они возникли, перепишите все заново.

Иногда предприниматели и компании создают свой бланк. Если он есть, используйте его для подготовки документа. Это не запрещено и не будет воспринято как нарушение. Те же правила действуют и в отношении печати. Если она есть, обязательно проставьте оттиск. Но специально делать печать для заверения документа не нужно.

Если у вас нет своего бланка, используйте образец гарантийного письма о предоставлении юридического адреса. Так вы снизите риск ошибок, быстрее подготовите документ, не разбираясь в деталях.