Машиночитаемая доверенность (МЧД) стала обязательной с 1 сентября 2023 года. Это необходимо при взаимодействии между контрагентами через сервисы электронного документооборота. То же актуально и при передаче документов в государственные учреждения и обратно. Например, МЧД используют бухгалтера при сдаче отчетов в налоговую инспекцию, менеджеры при подписании договоров с партнерами (без бумажных носителей).
Что такое машиночитаемая доверенность
Под доверенностью понимают документ, дающий право выступать от имени физического лица, ИП или компании. Например, подписывать договора поставки. Машиночитаемая доверенность является цифровым аналогом бумажного документа, как и ЭЦП «дублирует» обычную подпись сотрудника. Технически она представляет собой файл формата XML, из которого можно считать сведения о личности, подтверждение легитимности действий.
Кому и для каких целей оформляют МЧД
При использовании электронного документооборота (ЭДО), подписании документов при помощи ЭЦП сотрудник, другой представитель обязан быть уполномочен машиночитаемой доверенностью. Такое требование действует с 1 сентября 2024 года. Оно одинаково справедливо и для юр. лиц, и для ИП, независимо от категории контрагента, кто визирует документы.
Оформить МЧД можно на:
- другое юридическое лицо;
- индивидуального предпринимателя;
- сотрудников сторонних фирм.
Типовой пример – бухгалтер, работающий на аутсорсинге, или компания, оказывающая услуги по ведению бухгалтерского и налогового учета. Предпринимателю или генеральному директору МЧД не нужна, им достаточно воспользоваться усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Оформляют ее преимущественно те, кто согласно ст. 80 НК РФ обязан отчитывать в ФНС в электронном виде:
- Компании со средним количеством сотрудников в предыдущем году более чем 100.
- То же, только в отношении организаций, зарегистрированных в текущем году.
- Юридические лица и индивидуальные предприниматели, плательщики НДС и т.д.
- Налогоплательщики с совокупным доходом за период от 10 млрд рублей.
Без действующей МЧД у таких организаций отчетность не примут. Еще и оштрафуют за срыв срока сдачи документов – до 30% от суммы налога/взноса, но минимум 1000 рублей. Также не получится без машиночитаемой доверенности работать с заявками на портале госзакупок. Она требуется при подписании любых цифровых документов, размещаемых в государственной информационной системе в сфере закупок. Доверенность требуется и поставщикам, и покупателям.
Содержание МЧД
Файл машиночитаемой доверенности должен включать целый перечень обязательных сведений. В этот список входит следующее:
- Наименование документа – «доверенность».
- Сведения о доверителе – ФИО, ИНН, СНИЛС для физически лиц, дополнительно ОГРНИП для ИП, наименование, юридический адрес, ОГРН, ИНН/КПП, ФИО руководителя для всех юридических лиц (ООО, АО и пр.).
- Сведения о поверенном – ФИО гражданина, дата рождения, серия/номер паспорта, ИНН, СНИЛС.
- Срок действия – дата вступления в силу доверенности и ее завершения. Без ее указания для документа действует срок 1 календарный год с момента выдачи (ст. 186 ГК РФ).
- Полномочия – перечень действий, какие уполномочен совершать поверенный на основании конкретного экземпляра МЧД.
Еще обязателен номер идентификатора полномочия. Он вставляется туда автоматически в процессе формирования файла XML.
Как оформить машиночитаемую доверенность
Важно учитывать, что каждый сотрудник должен подписывать документы личной электронной подписью и всегда прикладывать к ним файл личной МЧД. Поэтому первым шагом всегда следует оформление усиленной квалифицированной электронной подписи. Можно использовать и ранее выпущенную УКЭП, например, если физическое лицо создавало ее для удостоверения каких-либо личных сделок. Обратиться за подписью можно в любой УЦ из списка на сайте Минцифры.
Подробнее об оформлении:
- Заявку на выдачу МЧД подает предприниматель или руководитель организации.
- Получить машиночитаемую доверенность допускается только через отделение ФНС.
- Обратиться в ведомство можно лично или через электронную систему документооборота.
- Заявки на бесплатную МЧД принимают на портале хранилища доверенностей ФНС.
Сервис сформирует файл после ввода срока действия доверенности, сведений о доверителе, а также о поверенном. Процедура будет запущена только при подписании заявки при помощи личной УКЭП руководителя или предпринимателя. Еще понадобится выбрать форму МЧД. Некоторые ведомства, например, ФНС могут устанавливать свой формат. Если ссылок для получения конкретного вида машиночитаемой доверенности нет, нужно сделать единый документ
Где хранятся доверенности МЧД
К реестру машиночитаемых доверенностей и отдельным экземплярам можно получить доступ из источников:
- Портал Госуслуги.
- Базы аккредитованных УЦ.
- То же в отношении УЦ Казначейства, ЦБ РФ, ФНС.
- Информационные системы операторов ЭДО.
- Программы, где хранятся подписанные документы.
Еще сведения содержатся в информационных системах органов государственных внебюджетных фондов вроде СФР, федеральных органов исполнительной власти.
Как убедиться в легитимности машиночитаемой доверенности
Проверить действительность доверенности можно только на официальном сайте ФНС по ссылке – https://m4d.nalog.gov.ru/emchd/check-status. Быстрая проверка проводится по 36-значному номеру, по которому можно выяснить дату оформления, окончания действия документа. При расширенной проверке станет доступна информация о доверителе, поверенном, истории регистрации. Чтобы ее запросить, понадобится ИНН, пароль, ранее установленный при создании XML-файла.
Как передоверить МЧД
Предприниматель или генеральный директор компании вправе оформить такую доверенность на своего сотрудника или на другую организацию, которая позволит выписывать МЧД другим лицам. Чтобы включить такой функционал, нужно включить соответствующую опцию перед созданием «изначальной» доверенности.
Передоверие без привлечения нотариуса возможны при условии:
- Организация передает полномочия другой организации.
- То же, только в отношении ИП.
В других случаях обязательно нотариальное удостоверение передоверия. Например, при передаче полномочий физическому лицу без статуса индивидуального предпринимателя.
Как отозвать МЧД
Руководитель юридического лица или предприниматель вправе отзывать доверенности через тот же сервис, где они создавали документ.
Процедура включает шаги:
- Подать заявление об отмене доверенности и подписать его личной УКЭП.
- Зарегистрировать распоряжение в реестре нотариальной палаты.
Если машиночитаемая доверенность хранится в реестре ФНС, то сведения попадут к нотариусу в автоматическом режиме. В остальных случаях нужно зайти на портал Федеральной нотариальной палаты с авторизацией через портал Госуслуги. И там подать соответствующую заявку. Действие МЧД прекратится на следующий день после ее официальной регистрации.
Вопрос-ответ
Кому нужна МЧД?
Оформлять машиночитаемую доверенность необходимо всем работникам, кто работает с сервисами ЭДО (электронного документооборота).
Как проверить МЧД?
На сайте ФНС можно ввести 36-значный номер доверенности и убедиться, что она еще действует (по датам выпуска и завершения действия).
Какие полномочия можно указать в МЧД?
Перечень полномочий можно взять в Классификаторе полномочий для машиночитаемой доверенности, сформированный Минцифры в марте 2022 года
Нужна ли руководителю машиночитаемая доверенность?
Генеральный директор и предприниматель (владелец фирмы) действует на основании подписания документов УКЭП, доверенность им не требуется.