Письмо-запрос о предоставлении информации от контрагента: как составить, сроки ответа
Смотреть Содержание
Компании часто запрашивают сведения у контрагентов и госорганов. Разбираем, какие данные можно получить, как оформить запрос и добиться ответа в срок.
В каких случаях составляется письмо-запрос
Письмо-запрос о предоставлении информации — важный инструмент деловой коммуникации. Оно позволяет официально зафиксировать просьбу о передаче данных и гарантирует юридическую значимость полученного ответа.
Запрос информации может быть адресован:
✅ Контрагентам и деловым партнерам — для уточнения условий сотрудничества, финансового состояния, состава учредителей.
✅ Государственным органам — в ФНС, Росстат, Росреестр, ПФР и другие инстанции для получения официальных данных.
✅ Банкам — для получения выписок, подтверждения платежей и финансовой информации.
✅ Бывшим работодателям сотрудников — для уточнения сведений о стаже, квалификации и рекомендациях.
Какую информацию можно запрашивать
Организации и индивидуальные предприниматели вправе запрашивать официальные сведения, имеющие юридическую значимость. В рамках делового письма о предоставлении информации можно получить:
- Данные из государственных реестров.
- Информацию о деловых партнерах.
- Документы о деятельности компании.
- Банковские и финансовые сведения.
- Технические данные.
Официальный запрос позволяет получить только те сведения, которые доступны в открытых источниках или предоставляются на основании закона. Запрашивая информацию, важно учитывать ограничения законодательства:
⛔️ Персональные данные — сведения о сотрудниках или третьих лицах можно получить только с их письменного согласия (ст. 88 ТК РФ). Это касается биографических данных, информации о заработной плате, трудовом стаже.
⛔️ Коммерческая тайна — не подлежат раскрытию данные, которые могут нанести ущерб деятельности организации. Например, сведения о финансовых операциях, планах развития, эксклюзивных контрактах.
⛔️ Государственная тайна — закрыты для получения сведения, связанные с обороной, стратегическими объектами, специальными программами.
Как написать письмо о предоставлении информации
Деловое письмо о предоставлении информации должно быть составлено в официальном стиле, с соблюдением требований к структуре и содержанию. Документ оформляется на фирменном бланке организации или с указанием всех обязательных реквизитов.
|
Раздел письма
|
Содержание
|
| Реквизиты отправителя | Полное и краткое название компании, юридический и фактический адреса, ОГРН, ИНН, КПП, контактные данные (телефон, email) |
| Данные получателя | Наименование организации или ФИО частного лица, должность и фамилия ответственного лица (если известны), почтовый и/или электронный адрес |
| Заголовок письма | Краткое и точное описание темы письма |
| Основная часть письма | Суть запроса в официальной и нейтральной форме, обоснование необходимости предоставления сведений (ссылки на законодательство, договоры, регламенты), согласие на обработку персональных данных (при необходимости) |
| Срок предоставления информации | Предпочтительный срок ответа (если не регламентирован законом) |
| Формат ответа | Удобная форма письма о предоставлении информации (бумажное письмо, электронный документ с ЭЦП, справка, выписка, копия документа) |
Документы, предназначенные для деловой переписки, должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016. Основные положения:
- Поля: левое – не менее 30 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее и нижнее – не менее 20 мм.
- Текст выравнивается по левому краю, используется стандартный шрифт (например, Times New Roman, 12 пт).
- Дата и номер документа указываются в правом верхнем углу.
- Подпись руководителя компании ставится после основного текста с расшифровкой ФИО.
Соблюдение этих правил помогает сделать письмо о предоставлении дополнительной информации официальным и юридически значимым документом.
Образец письма о предоставлении информации
Письмо-запрос о предоставлении информации — это официальный документ, который должен быть оформлен в соответствии с деловым стилем и установленными требованиями.
Запрос информации у контрагента
Компания может запросить сведения о финансовом состоянии партнера, наличии лицензий, выполненных обязательствах.
Запрос в банк
Для получения выписки по счету, подтверждения платежей, реквизитов.
Запрос в государственные органы (ФНС, Росреестр, ПФР)
Используется при необходимости получения выписок, регистрационных данных, подтверждения статуса налогоплательщика.
Как отправить письмо о предоставлении информации
Выбор способа отправки письма-запроса зависит от требований законодательства, регламента компании и предпочтений адресата. Основные варианты доставки:
- Почтовое отправление — подходит для официальных запросов в государственные органы, банки, крупных контрагентов. В случае спора уведомление подтвердит факт отправки и получения документа.
- Электронная почта — удобный способ для быстрой передачи запроса. Используется в деловой переписке с партнерами и клиентами. Имеет юридическую силу только в случае использования электронной подписи.
- Курьерская служба — обеспечивает быструю доставку оригинала документа с возможностью получения подписи адресата при вручении.
- Передача через систему электронного документооборота — актуально для взаимодействия с государственными органами и контрагентами, использующими ЭДО.
Сроки ответа и порядок действий при отсутствии ответа
Сроки предоставления информации зависят от того, кто является получателем запроса.
🕓 Государственные органы обязаны ответить в установленные законом сроки. Например, ФНС и Росреестр предоставляют информацию в течение 30 дней, а если требуется дополнительное рассмотрение — до 45 дней. Если орган не может подготовить ответ в срок, он обязан уведомить об отсрочке в течение 7 дней.
🕑 Банки отвечают в срок, установленный договором с клиентом или внутренними регламентами. Обычно ответ на запрос предоставляется в течение 5–10 рабочих дней.
🕒 Коммерческие организации не обязаны отвечать на запросы, если это не предусмотрено договором. Однако деловая практика предполагает, что ответ предоставляется в разумные сроки — в среднем 7–14 дней.
Если письмо-запрос содержит ссылки на законодательные нормы, обязывающие адресата предоставить ответ, он должен соблюсти установленные законом сроки.
Что делать, если ответ по письму-запросу не прише
Если в установленный срок ответ не поступил, первым шагом должно стать повторное обращение. Если повторный запрос также остался без ответа, можно направить жалобу в надзорные органы.
Если информация имеет критическое значение для бизнеса, можно обратиться в суд. Основанием станет нарушение закона или договорных обязательств. Иск подается в арбитражный суд или суд общей юрисдикции в зависимости от статуса сторон.