Налоговики проводят камеральные и выездные проверки. В ходе проведения контрольных мероприятий производится сверка сведений, отраженных в налоговой отчетности, с информацией в первичных документах. Для анализа используются не только сами документы, но и регистры учета. Чтобы получить бумаги от налогоплательщика, специалист налогового органа делает письменный запрос. О том, как проводится истребование документов, говорится в статье 93 НК РФ.
Пункт 1 статьи 93 НК РФ
Здесь говорится о праве налогового специалиста, проводящего проверку, истребовать документы в письменном виде. Налогоплательщикам следует обратить внимание на фразу «должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку». Она означает, что:
- Бумаги может затребовать только специалист УФНС. Если к работе привлекаются эксперты, почерковеды, консультанты в любых областях, то они самостоятельно не вправе требовать предоставить документы
- Требование может исходить только от лица, которое обозначено в решении о проведении проверки. Иные сотрудники в ходе контрольного мероприятия не вправе направлять требования в отношении предоставления бумаг по данному основанию.
Для передачи требования предусмотрено два варианта:
- Если налоговая проверка проводится по месту нахождения налогоплательщика, то требование о предоставлении документов направляется лично руководителю либо лицу, которому он передал соответствующие полномочия
- В формате, предусмотренном п.4 статьи 31 НК РФ. Здесь говорится об электронном формате передачи требований и направлении заказным письмом по почте России.
При этом нужно учитывать, что при любом способе должен быть зафиксирован факт вручения документа. Если требование передается лично в руки руководителю, то он расписывается в получении документы и указывает число, когда получил его. Когда требование направляется заказным письмом, то подтверждением является квитанция об отправке.
Пункт 2 статьи 93 НК РФ
Данный раздел статьи предназначен для налогоплательщиков. В нем дается подробная инструкция, каким способом предоставить истребованные бумаги. Для этого предусмотрены те же способы, что и для вручения требования:
- Личная передача
- Электронный формат
- Почта России.
Часто практикуемый способ – передача копий документов лично. Этот вариант требует времени. Во-первых, нужно ксерокопировать каждую бумагу, заверить надписью «копия верна» и подписью лица, которое на это уполномочено. После готовности копий они нумеруются и вносятся в опись документов. Если документ состоит из нескольких листов, то они также нумеруются и прошиваются.
Налогоплательщику нужно знать, что проверяющие не вправе требовать нотариального заверения бумаг.
При электронной передаче документы нужно отсканировать и отправить по телекоммуникационным каналам. Если бумаги отправляются по почте, то также используются заверенные копии. Посылку нужно оформить в виде ценного письма с описью вложения.
Последний вариант – самый неудобный для налогоплательщика и проверяющих. Он не только долгий по времени, но и затратный.
Налогоплательщик должен помнить, что инспектор в ходе проверки копий может потребовать предоставление подлинников для ознакомления.
Пункт 3 статьи 93 НК РФ
Здесь указываются сроки предоставления документов. Они отличаются в зависимости от проверяемого субъекта:
- Если проверке подвергается российская компания, то руководителю на сбор и предоставление бумаг дается 10 дней
- Когда проверяется консолидированная отчетность, то срок увеличивается до 20 дней
- При проверке иностранной организации срок продлевается до 30 дней.
Здесь нужно обратиться к пункту 6 статьи 6.1 Налогового Кодекса, в котором говорится о том, что срок исчисляется в рабочих днях. Выходные и праздничные исключаются из расчета.
Если налогоплательщик не может предоставить документы, он должен оповестить об этом налоговый орган с указанием причин. Если перечень бумаг слишком большой, и времени на подготовку недостаточно, налогоплательщик вправе запросить продление срока. Руководителю налогового органа дается два дня для принятия решения о продлении срока. В отношении консолидированных групп компаний отсрочка предоставляется на срок не менее 10 дней.
Пункт 4 статьи 93 НК РФ
В пункте 4 статьи 93 НК РФ говорится об ответственности налогоплательщика в случае непредставления или при несвоевременном представлении бумаг в налоговый орган. Права налоговых органов в этом случаи распространяются:
- На наложение штрафа, который составляет 200 рублей за каждый непредставленный документ
- На выемку документов.
Санкции касаются только непредставленных документов. Например, если в требовании указано 100 документов, а представлены только 80, тогда штраф налагается только на 20.
Пункт 5 статьи 93 НК РФ
Здесь рассматривается ситуация, когда часть документов, которые указаны в требовании, ранее предоставлены в налоговый орган по иным основаниям. В этом случае их можно не передавать по требованию. Но об этом следует уведомить проверяющих. Для этого подается соответствующее уведомление.