Решение общего собрания участников оформляют протоколом. Общие требования к протоколу устанавливают пункты 4 и 5 статьи 181.2 ГК РФ. В протоколе очного собрания нужно указать:
- дату, время и место собрания;
- сведения об участниках собрания;
- результаты голосования по вопросам повестки дня;
- лица, которые подсчитывали голоса;
- лица, которые голосовали против решения собрания и потребовали внести запись об этом в протокол.
ИНН и ОГРН организации указывать необязательно.
В протоколе собрания, которое провели в заочной форме, нужно указать:
- дату, до которой общество принимало бюллетени для голосования;
- сведения о лицах, которые участвовали в голосовании;
- результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
- сведения о лицах, которые подсчитывали голоса;
- сведения о лицах, которые подписали протокол.
Кроме того, закон содержит специальные указания для частных случаев. Например, для решений об одобрении крупной сделки или сделки с заинтересованностью.
Помимо обязательных сведений, в протокол можно включить и другую информацию.
Что будет, если составить протокол в свободной форме?
Решение собрания могут оспорить – признать недействительным (подп. 4 п. 1 ст. 181.4 ГК РФ).
Если все участники общества приняли решение единогласно и в дальнейшем не поменяют своей позиции, недочеты при оформлении решения не повлекут негативных последствий.
Риск возникает, если кто-то из участников общества решит оспорить решение. В суде он будет заявлять, что не знал о собрании и не был на нем или голосовал против принятого решения, голосование проходило не по вопросам повестки дня, не было кворума (п. 1, 6 ст. 43 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).
Обществу придется доказывать обратное. Когда протокол оформлен по правилам, это просто – в нем будут все необходимые сведения. Кроме того, позицию общества усилит документ о том, что участник прошел регистрацию. Например, лист регистрации.