Счет-фактура в 2025: что такое, зачем нужен, как составить

Смотреть Содержание

• Что такое счет-фактура
• Обязателен ли счет-фактура
• Когда надо оформлять счет-фактуру
• Как заполнить счет-фактуру
• Нужно ли хранить счета-фактуры

Счет-фактура подтверждает налоговые обязательства и право на вычет НДС. Разбираем, кто должен его выставлять, как правильно заполнить и какие изменения действуют в 2025 году.

Что такое счет-фактура

Счет-фактура — это документ, который оформляется при продаже товаров или услуг и содержит информацию о сумме НДС, которую покупатель должен уплатить продавцу. Этот документ выставляется продавцом при совершении сделки купли-продажи товаров, оказании услуг или выполнении работ. Данный документ требуется покупателю для получения налогового вычета, без него налоговая служба может отказать в возмещении НДС.

Счет-фактура не является первичным бухгалтерским документом и не подтверждает факт сделки, а лишь служит основой для налогового учета. Оформление счета-фактуры регулируется нормами налогового законодательства, которые закреплены в Налоговом кодексе:

• Статья 169 НК РФ — устанавливает обязательные элементы счета-фактуры.
• Статья 168 НК РФ — устанавливает порядок выставления документа и сроки оформления.
• Постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137 — утверждает форму счета-фактуры и правила его заполнения.

Обязателен ли счет-фактура

Счет-фактура — обязательный документ для всех компаний и предпринимателей, являющихся плательщиками НДС. Выставлять счет-фактуры обязаны:

• организации и ИП, применяющие ОСНО или УСН с доходами более 60 млн руб.;
• налоговые агенты, удерживающие НДС (например, покупатели товаров у иностранных компаний, не состоящих на налоговом учете в России);
• компании, освобожденные от уплаты НДС, но выставившие счет-фактуру с выделенным налогом;
• посредники, действующие от своего имени (комиссионеры, агенты и т. д.).

Некоторые организации не обязаны выставлять счета-фактуры, так как не платят НДС. К ним относятся:

• компании на спецрежимах (УСН с доходом менее 60 млн руб., ПСН, ЕСХН);
• предприятия, совершающие операции, не облагаемые НДС (реализация по ст. 149 НК);
• фирмы, не являющиеся налоговыми агентами и не имеющие обязательств по уплате НДС.

Если компания, применяющая спецрежим, ошибочно выставит счет-фактуру с НДС, она обязана будет уплатить этот налог в бюджет и представить соответствующую налоговую декларацию.

Когда надо оформлять счет-фактуру

При каждой поставке товаров, оказании услуг или выполнении работ

При продаже товаров, услуг или выполнении работ продавец должен выставить счет-фактуру в течение 5 дней. Данное правило распространяется как на традиционные бумажные счета-фактуры, так и на их электронные варианты.

В документе фиксируются данные о продавце и покупателе, номинальная стоимость товаров или услуг, сумма НДС и другие обязательные реквизиты. Неправильное заполнение счета-фактуры может привести к отказу в вычете налога у покупателя.

В момент получения предоплаты

Счет-фактура на аванс выписывается, когда покупатель перечисляет деньги заранее, до фактической поставки товара или оказания услуги. Срок выставления документа составляет пять календарных дней с даты поступления денежных средств на счет продавца.

Авансовый счет-фактура включает в себя сведения о размере предоплаты, ставке НДС и его сумме. В то же время, данные об отгрузке товаров или оказании услуг в данном документе не приводятся. После фактического выполнения обязательств по поставке товаров или оказанию услуг продавец выставляет окончательный счет-фактуру, на основании которого покупатель может осуществить зачет ранее уплаченного НДС.

В посреднических сделках, при экспорте, при налоговом агентировании

Агенты и комиссионеры, выступающие в качестве посредников, оформляют счета-фактуры при продаже товаров или услуг от своего имени. В случае, если посредник действует от имени плательщика НДС, он выставляет счет-фактуру в соответствии со стандартными правилами.

Оформление счета-фактуры является обязательным условием для использования нулевой ставки НДС при экспортных операциях. В этом случае продавец должен дополнительно собрать пакет документов, подтверждающий факт вывоза продукции за границу.

Налоговые агенты выставляют счета-фактуры при покупке товаров или услуг у иностранных компаний, не зарегистрированных в России. При этом они удерживают и перечисляют НДС в бюджет.

Как заполнить счет-фактуру

Счет-фактура может быть создан в двух форматах: бумажном и электронном. Оба варианта имеют равную юридическую силу, если документ содержит все обязательные реквизиты.

Оформление бумажного счета-фактуры требует создания двух экземпляров документа. Один остается у продавца, второй передается покупателю. Подписывается вручную, хранится в архиве компании.

Выставление электронных счетов-фактур осуществляется посредством оператора ЭДО. Они подписываются квалифицированной электронной подписью и хранятся в зашифрованном формате xml. В 2025 года оформление счет-фактур в электронном виде становится обязательным для ряда сделок, включая реализацию прослеживаемых товаров.

Документ содержит два раздела: заголовочную и табличную части.

Заголовочная часть включает:

• номер счет-фактуры и дату выписки документа;
• полное официальное название, юридический адрес и идентификационные номера, как продавца, так и покупателя;
• информацию о грузоотправителе и грузополучателе (при отгрузке товаров);
• данные о валюте сделки.

Табличная часть содержит:

• номенклатуру товаров, работ, услуг;
• количественные показатели и их измерение;
• цену за единицу без учета налогов;
• сумму без налога, ставку НДС, сумму начисленного налога и общую стоимость.

Бланк счета-фактуры

Документ должен соответствовать утвержденной форме, установленной Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137.

На бумажном счете-фактуре проставляются подписи уполномоченных лиц организации: руководителя и главного бухгалтера. Если у компании нет бухгалтера, подписывает только руководитель.

В электронном документообороте счет-фактуру подписывает КЭП либо руководитель, либо иное уполномоченное лицо.

Нужно ли хранить счета-фактуры

Счет-фактура — это документ налогового учета, и его хранение обязательно. Срок хранения установлен Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ и составляет не менее пяти лет.

Отсчет начинается с 1 января года, следующего за годом последнего использования документа для расчета налога. Если счет-фактура использовался для вычета НДС, срок хранения отсчитывается от даты подачи декларации.

Нарушение правил хранения может привести к проблемам при налоговых проверках. Если документ утерян, налоговая вправе доначислить НДС и начислить штраф.

Способы хранения зависят от формата документа: