УПД: какую форму применять в 2025 году, для каких целей он используется

Смотреть Содержание

• Что такое УПД и почему он важен для бизнеса
• Выбор статуса УПД: влияние на налоговый учет
• Форма УПД в 2025 году
• Как правильно оформить УПД
• Последствия ошибок в УПД

С 2025 года вступают в силу новые правила оформления УПД. Разбираем, какую форму использовать, как заполнить документ без ошибок и избежать проблем с налоговой.

Что такое УПД и почему он важен для бизнеса

Универсальный передаточный документ (УПД) — это многофункциональный документ, который заменяет собой счет-фактуру и первичный документ, например, накладную при отгрузке товаров или акт выполненных работ при оказании услуг. Его основная цель — упростить документооборот, сократить количество бумаг и облегчить учет.

УПД служит для подтверждения факта отгрузки товаров, завершения работ или предоставления услуг. Этот документ удостоверяет передачу имущественных прав и является основанием для налогового учета, в том числе для получения вычета по НДС.

В 2025 году УПД по-прежнему будет совмещать в себе функции нескольких документов, что делает его удобным для бизнеса. Он может заменить:

• Счет-фактуру — в целях расчета НДС и налогового администрирования.
• Товарную накладную (ТОРГ-12) — при передаче товаров покупателю.
• Накладную на отпуск материалов (М-15) — при внутреннем перемещении материалов.
• Акт приема-сдачи работ или оказанных услуг — при фиксировании выполнения работ.
• Акт приема-передачи основных средств (ОС-1) — при передаче имущества.

Такой подход помогает сократить документооборот и избежать дублирования информации.

Выбор статуса УПД: влияние на налоговый учет

При заполнении универсального передаточного документа важно выбрать его статус, так как он определяет, какие функции выполняет документ.

Существует два варианта:

• Статус 1 — УПД заменяет и счет-фактуру, и первичный документ. Такой вариант подходит для операций, облагаемых НДС.
• Статус 2 — УПД используется только как первичный документ. Он не выполняет функцию счет-фактуры и подходит для операций, не облагаемых НДС.

Выбор статуса влияет на налоговый учет. Если документу присвоен статус 1, организация вправе использовать его для вычета НДС. В случае присвоения статуса 2, такое право отсутствует.

Выбор статуса 1 в документе позволяет компаниям объединить в одной форме информацию о передаче товаров, работ или услуг и расчет НДС. Такой подход упрощает документооборот и особенно полезен при осуществлении операций, подлежащих налогообложению НДС. Статус 2, в свою очередь, применяется в тех случаях, когда необходимость в отдельном счет-фактуре отсутствует, например, при совершении внутрихозяйственных операций или сделок с товарами, не облагаемыми НДС.

Одна и та же организация вправе применять оба статуса УПД, ориентируясь на особенности каждой конкретной операции. Важно закрепить порядок выбора статуса в учетной политике предприятия (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации", утв. приказом Минфина от 06.10.2008 № 106н).

Форма УПД в 2025 году

В 2025 году универсальный передаточный документ по-прежнему не имеет строго обязательной формы. Федеральная налоговая служба еще в 2013 году предложила рекомендованный образец, который многие компании используют в своей деятельности. Он включает в себя все необходимые реквизиты счет-фактуры и первичного документа, что позволяет заменить сразу несколько бумаг.

Использование УПД — право, а не обязанность компании. Закон не требует его оформления, но если организация выберет этот документ, то должна закрепить его использование в учетной политике. То есть компании могут использовать собственную форму УПД, если в ней есть все обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и ст. 169 НК РФ).

УПД в 2025 году можно оформлять в бумажном и электронном виде. Бумажный вариант подписывается вручную, а электронный — с использованием квалифицированной электронной подписи.

Компании могут адаптировать УПД под свои нужды. Допускается добавлять дополнительные графы и реквизиты, если это удобно для учета и внутренней отчетности (письмо ФНС от 22.04.2019 № ЕД-4-15/7638). Однако изменять обязательные поля нельзя. В УПД должны присутствовать все реквизиты счет-фактуры, если он используется для целей налогообложения (статус 1), а также обязательные данные первичного документа (статус 2).

Если организация ведет документооборот на бумаге, то она может использовать как УПД, так и привычные формы документов: накладные, счет-фактуры. Однако при электронном документообороте с маркированными и прослеживаемыми товарами применение УПД нового формата станет обязательным с 1 апреля 2025 года (приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@).

Как правильно оформить УПД

Правильное заполнение УПД — это залог его юридической значимости и подтверждения для налогового учета. Документ содержит два блока: счет-фактура и передаточная часть. Каждая из них имеет обязательные реквизиты, без которых УПД может быть признан недействительным.

Ключевые поля, которые необходимо заполнить:

УПД: бланк и образец заполнения

Если УПД оформляется со статусом 1, обязательно указывается реквизит «5а» (документ об отгрузке). Если документ составляется со статусом 2, то налоговые реквизиты можно не заполнять.

Доступны два варианта оформления УПД: на бумажном носителе и в электронном формате. Оформление бумажного УПД предполагает наличие двух экземпляров с подписями и печатью. Электронный УПД должен соответствовать утвержденному налоговой службой формату. Юридическая значимость электронного документа обеспечивается его подписанием квалифицированной электронной подписью и передачей через специализированных операторов электронного документооборота.

С 1 апреля 2025 года для электронного УПД вводятся новые требования (приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@):

• Документ должен соответствовать установленному формату и содержать все необходимые реквизиты.
• Для товаров, подлежащих прослеживаемости или маркировке, вводятся дополнительные графы.
• Обновляется структура имени файла, чтобы обеспечить корректный обмен данными.

Также с 2025 года в электронных УПД обязательно указывать информацию о доверенности, если документ подписывает не руководитель. Это требование связано с развитием машиночитаемых доверенностей, которые налоговая проверяет в автоматическом режиме.

Последствия ошибок в УПД

Ошибки в универсальном передаточном документе могут привести к проблемам с налоговой и финансовым потерям. Если документ заполнен неверно, налоговая инспекция может отказать в вычете НДС или признать сделку недействительной.

Наиболее распространенные ошибки при заполнении УПД:

1. Отсутствие обязательных реквизитов: ИНН, дата документа, подписи.
2. Неправильный статус универсального передаточного документа: если вместо статуса 1 указан статус 2, НДС нельзя принять к вычету.
3. Несоответствие данных договора и УПД: разные суммы, ошибки в наименованиях товаров и услуг.
4. Ошибки в НДС: неверная ставка, расчет суммы.
5. Отсутствие подписей со стороны продавца или покупателя.

При наличии несущественных ошибок, таких как опечатки в наименовании, налоговый орган может принять решение о неприменении санкций. Отсутствие ключевых реквизитов делает документ недействительным в качестве подтверждения совершения сделки.

Если организация допустила серьезные ошибки в УПД, возможны финансовые санкции:

• За неправильное оформление первичных документов — штраф до 10 000 рублей (ст. 120 НК РФ).
• Если из-за ошибки в УПД неверно рассчитан налог, штраф составит 20% от суммы недоимки, но не менее 40 000 рублей.

Если налоговая откажет в вычете НДС, компания потеряет 20% от суммы налога.

Кроме того, неправильное оформление УПД может повлечь конфликты с контрагентами. Если покупатель не сможет принять документ в учет, он может потребовать новый УПД или вовсе отказаться от сделки.