Поставщик «по умолчанию» обязан вместе с отгружаемой продукцией передать покупателю еще и накладную в комплекте со счетом-фактурой. Но есть еще один, более простой вариант. Он может ограничиться оформлением универсального передаточного документа (УПД). Применение такого способа отгрузки существенно упрощает документооборот, сокращает затраты и экономит время сотрудников с обеих сторон сделки. Разберемся подробнее в ситуации и расскажем на каком бланке выписывать УПД с 1 октября 2024 года.

Что такое универсальный передаточный документ

Относят УПД к первичным учетным документам. Он предназначен для применения в качестве «сопровождения груза» после передачи от поставщика покупателю. Начали использовать такой формат оформления сделок с 2013 года в соответствии с письмом №ММВ-20-3/96 от 21.10.2013 г. Ранее предприятия имели права работать только с накладной, в том числе в комплекте со счетом-фактурой. Сейчас предприниматели сами выбирают вариант: «старый» или переход на УПД.

Фактически УПД объединила два документа. Накладная была нужна для учета продукции, а также в качестве подтверждения ранее заключенной сделки. Счет-фактура предназначена для учета НДС. Теперь всего одним документом можно отразить отгрузку/приемку товара и расходы/доходы обеих сторон, а также вычесть НДС для отчета перед налоговой.

Какие сделки можно совершать по УПД

Проводить по УПД можно не только отгружаемые товары. Этот документ подходит для оказания услуг, выполнения работ, передачи имущественных прав по собственным активам организации. Еще его допустимо оформлять по посредническим операциям. Например, если передача продукции происходит по агентскому договору или по договору комиссии.

Не выставляют УПД в случаях:

  1. Отгрузка алкоголя и любой спиртосодержащей продукции.
  2. Продавец работает только по предоплате.
  3. Заказанные работы еще не выполнены, услуги не оказаны.

Если «разрешенный» товар уже отгружен, а работы/услуги завершены, УПД объединит товарную накладную и акт выполненных работ. Например, это удобно, когда грузоперевозчик оформляет его по факту доставки товара, оказания услуги по перевозке груза.

Налоговые режимы и УПД

Применять универсальный передаточный документ имеют право организации на любом из режимов налогообложения. Если компания работает на ОСН, он заменить накладную и счет-фактуру для всех товаров или акт выполненных работ и счет-фактуру для работ/услуг. В УПД учтены расходы и доходы, включая НДС.

Если предприятие работает на одном из спецрежимов вроде УСН, документ заменит накладную или акт выполненных работ. Счета-фактуры там не выставляются. Налогооблагаемая база, доходы и расходы, также учитывается полностью. Применять УПД вправе и юридические лица, и ИП. Важно только выбрать шаблон, закрепить его учетной политикой и согласовать с контрагентами.

Электронный и бумажный УПД

Применение УПД сокращает документооборот независимо от формата. При наличии подключения к системе электронного документооборота (ЭДО) появляется возможность корректировать данные под конкретные сделки/запросы. В этом случае документ необязательно распечатывать.

Процесс заполнения выглядит так:

  1. Поставщик заполняет свою часть УПД и пересылает файл покупателю, подписав его при помощи УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписи).
  2. Вторая сторона сделки аналогично – заполняет свою часть и ставит УКЭП со своей стороны, чем завершает процедуру оформления.

Если организация работает с так называемым прослеживаемым товаром, в соответствии с законом №371-ФЗ оформлять УПД нужно только в электронном виде. Правило относится к реализации всей продукции, завозимой из стран ЕАЭС (Евразийского экономического союза). В остальных случаях выбор за предпринимателями – работать на бумаге или в электронном виде.

Шаблон можно использовать любой, хоть типовой, хоть разработанный самостоятельно. В учетной политике организации стоит сразу прописать возможность использования и бумажного варианта, и его электронного аналога. Такой шаг позволит быстро адаптироваться к требованиям партнеров по бизнесу.

Скачать «Бланк УПД с 1 октября 2024 года»

Как заполнять УПД

Типовой шаблон УПД разработан на базе стандартного бланка счета-фактуры и всего включает 19 разделов.

Обязательными являются реквизиты:

  1. Дата оформления.
  2. Сведения о продавце/покупателе.
  3. Номенклатура товара/услуг (работ).
  4. Количество, цена, сумма.
  5. Должность, ФИО, подпись ответственных.
  6. Статус УПД.

Последнее заполняют в зависимости от того, какой именно документ призван заменить УПД:

  1. Статус 1 – накладная или акт со счетом-фактурой для ОСН.
  2. Статус 2 – то же, только в отношении спецрежима, когда не выделяется НДС.

В первом случае обязательна регистрация в книге продаж/покупок. Во втором случае этого делать не нужно. Статус 2 вправе выбирать и компании на ОСН, если они проводят операцию, которая не облагается НДС.

Изменения по счетам-фактурам с 01.10.2024

С 1 октября 2024 года в обычном и корректировочном счетах-фактурах утвердили новую графу – 14 «Стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без налога на добавленную стоимость, в рублях». Помимо этого, уточнили правила заполнения строк 5 и 5а обычного счета-фактуры, а также книги покупок и книги продаж.

Графа 14 счетов-фактур

Основные новшества связаны с изменениями в статье 169 НК РФ, которые вступили в силу с 1 октября 2023 года (Закон от 31.07.2023 № 389-ФЗ). В обычный и корректировочный счета-фактуры добавили новую графу – 14. В ней указывают стоимость прослеживаемого товара без НДС. В графу 14 по строке А (до изменения) корректировочного счета-фактуры переносят данные из графы 14 счета-фактуры. В строке Б (после изменения) отражают новую стоимость прослеживаемых товаров без НДС.

При реализации прослеживаемых товаров счета-фактуры, УПД или УКД составляйте в электронном виде. До 1 апреля 2025 года делать это можно как с графой 14, так и без графы 14.

Бумажные счета-фактуры, УПД или УКД по непрослеживаемым товарам можно составлять как с графами 12–14, так и без этих граф. Нарушением формы счета-фактуры это не будет.

Строки 5 и 5а счета-фактуры

С 1 октября 2024 года - новые правила заполнения строк 5 и 5а обычного счета-фактуры. Изменения затрагивают покупателей – налоговых агентов и продавцов товаров, работ, услуг или имущественных прав (п. 2 ст. 169 НК).

Строка 5. При покупке на территории РФ у иностранных лиц, которые указаны в пункте 2 статьи 161 НК, работ или услуг, в строке 5 счета-фактуры налоговые агенты указывают номер и дату платежно-расчетного документа об оплате. Это следует из уточненного подпункта «з» пункта 1 Правил заполнения счета-фактуры.

До 1 октября 2024 года указывать реквизиты платежно-расчетного документа налоговые агенты обязаны только при приобретении товаров. При покупке работ или услуг заполнять строку 5 счета-фактуры налоговые агенты вправе, но не обязаны.

Строка 5а. В строке 5а счета-фактуры продавцы указывают не только дату и номер (при наличии) первичного документа, на основании которого выставили счет-фактуру, но и его наименование. Например, «накладная», «акт выполненных работ» либо «УПД». Если применяете унифицированные формы первички, в строке 5а можете указывать их сокращенное наименование, например «ТОРГ-12» или «КС-2». Когда отгрузочных документов несколько, их перечисляют через точку с запятой.